PDF/A

PDF/A

Según el dicho tradicional, “el diablo está en los detalles” y en este caso no podía ser menos. No siempre basta poder “abrir” un documento, hay que poder “entenderlo”. Por eso surgió la variante PDF/A

Algunos de los escenarios contemplados por PDF/A son los siguientes:

• Si al abrir el documento en un ordenador el primer párrafo es un texto en tamaño 12 con fuente Frutiger y el ordenador no dispone de esa fuente, no puede “dibujar” las letras en pantalla. Por tanto, PDF/A obliga a que la definición de las fuentes se embeba en el documento. Es decir no basta el nombre de la fuente sino la descripción para poder dibujarla. Esto lógicamente implica un tamaño mayor del documento.
• Si el documento indica en un párrafo: “El contrato se firma de acuerdo a lo establecido en la norma http://www.boe.es/Norma123456” y esa URL ya no está disponible en la web indicada, el documento pierde gran parte de su sentido. Podemos leer el documento completo pero al no poder acceder a la referencia, no se puede entender completamente. PDF/A no admite que se incluyan URL ya que su contenido podría no estar disponible dentro de varios años.
• Si el documento PDF está protegido con una clave y no disponemos de la clave no puede leerse. PDF/A no admite documentos encriptados para evitar que no pueda leerse sin clave.
  
• La fidelidad de los documentos es importante; si tenemos un texto o una imagen embebida y la definición de los colores no puede reproducirse igual que en la plataforma en que se creó, podría incluso no visualizarse elemento importantes del documento. PDF/A no admite colores que dependan del dispositivo. Debe utilizarse siempre colores independiente de dispositivo, de acuerdo a la ICC
  
• Hay muchas otras opciones que admite PDF (como embeber archivo de audio o video que podrían no reproducirse) y que no son admisibles en PDF/A……

Por tanto el formato PDF/A limita algunas de las muchas operaciones posible en PDF y en otros casos lo que hace es especificar la forma concreta en que debe hacerse entre varias alternativas. Todo ello con el objetivo de que el documento puede almacenarse en un gestor documental y, pasados muchos años , pueda abrirse, leerse y entenderse.

Cuando se abre un documento en PDF/A, los visores (como el Adobe Reader) suelen indicarlo. Esto es cada vez más habitual en documentos de la administración pública, como el Ministerio de Hacienda.

Actualmente se han publicado 3 versiones de PDF/A:

• PDF/A-1, la primera versión publicada en 2005, basada en PDF 1.4 y que tiene 2 variantes PDF/A-1a y PDF/A-1b.
• PDF/A-2, basada en PDF 1.7 y publicada en 2011
• PDF/A-3, basada en PDF 1.7 y publicada en 2012 que añade a la anterior la posibilidad de embeber documentos en otros formatos (Lo que en mi opinión personal parece chocar con la propia esencia de PDF/A)

Dado que al generar el PDF/A podría no haberse cumplido las especificaciones, y dentro de 20 años ya no podría hacerse nada cuando se abra el documento, existen diversas herramientas para verificar la conformidad de un archivo PDF al estándar antes de plantearse su almacenamiento.

En http://www.pdfa.org puede encontrarse documentación, herramientas e información adicional. Puede hacerse pruebas rápidas de generación con programas como LibreOffice, OpenOffice o Microsoft Office, que permiten guardar o exportar en formato PDF y en concreto como PDF/A.